GPSR 說明書和安全資訊怎麼寫？結構模板、警告語示例與常見錯誤

GPSR 對說明書和安全資訊到底要求了什麼

GPSR（歐盟 2023/988）沒有一個單獨的“說明書條款”，相關要求分散在幾處：

例外要謹慎用。歐盟委員會的 GPSR 企業指南（C/2025/6233，屬於對法規的解釋，不是法規本身）舉的例子是刀具這類風險眾所周知的產品。需要組裝、帶電、帶電池、會發熱、給兒童用或含化學品的產品，基本都要有說明和安全資訊。

受 CE 類協調立法約束的產品（玩具、低電壓電氣裝置等），按 GPSR 第 2 條第 1 款 (b) 項不適用第 9 條至第 18 條，說明書要求來自各自的行業法規；但第 19 條仍然適用，線上警示照樣要展示。

先做風險分析，再寫警告

GPSR 序言第 22 段的思路是：高水平的安全應當主要透過產品設計和特性實現，剩餘風險（如有）再用警告和說明等保障措施來減輕。所以說明書不是“免責宣告”，而是風險分析的輸出結果。

實操上可以按下面的順序：

1. 列出危險：從內部風險分析中逐項列出危險，比如銳邊、夾手、傾倒、過熱、電池起火、小零件、窒息、化學物質；分析方法見 GPSR 風險評估怎麼做。
2. 先改設計：能透過設計消除的（圓角、加防護罩、加過熱保護），先改設計。不要用一句“小心夾手”代替本應有的防護。
3. 識別剩餘風險：設計改完仍然存在的風險，才寫進警告和說明。
4. 考慮誰會用：第 6 條第 1 款 (e) 項要求特別考慮兒童、老人和殘障人士等弱勢消費者；第 6 條第 1 款 (f) 項要求考慮產品外觀像食品或吸引兒童的情況。即使產品不是給兒童用的，只要兒童可能接觸，就要寫相應警告。
5. 考慮可預見的誤用：安全評估看的是“正常或合理可預見的使用條件”（第 3 條第 2 點），常見誤用（比如用非原裝充電器、在床上充電）也要提醒。
6. 建立對照表：每項剩餘風險對應哪條警告、放在哪裡，寫進技術檔案。委員會指南的技術檔案模板裡，就有“隨產品提供的警告和使用說明符合歐洲標準 [……]”這樣的風險控制措施示例，見 GPSR 技術檔案。

說明書的推薦結構

GPSR 沒有規定說明書的格式。下面的結構參考了常見做法，可按產品增減。國際標準 IEC/IEEE 82079-1:2019 對編寫使用說明有系統的要求，是自願參考；它本身不是 GPSR 下的推定合格標準，除非你的產品標準引用了它。

聯絡資訊塊怎麼排版、哪些欄位必須印在產品上，見 GPSR 標籤要求，這裡不重複。

警告語怎麼寫：結構與示例

一條有用的警告語通常包括四部分：提示詞（如“警告”）+ 危險是什麼 + 可能的後果 + 怎麼避免。只寫“注意安全”“小心使用”，消費者不知道該做什麼，基本沒有作用。

以下措辭僅為寫法示例，不是法定措辭，也不代表你的產品只需要這些警告。請按自己的風險分析改寫，並核對適用的行業法規和標準是否規定了固定措辭。

示例中的“約數分鐘”等內容，要換成你實測或標準給出的具體數值。注意幾類有固定要求的情況：

• 玩具：玩具安全指令 2009/48/EC 附件 V 規定了部分警告的措辭，並要求在警告前加“Warning/Warnings”（各語言版本的對應詞）。上面“小零件”的示例只說明結構，玩具上請使用指令及標準中對應語言版本的措辭，見 玩具白皮書。
• 電氣裝置和其他 CE 產品：適用的協調標準常常規定了必須出現的警告內容，翻譯時用標準對應語言版本的措辭。
• 非 CE 的一般消費品：如有已在《歐盟官方公報》公佈引用號的歐洲標準，按 GPSR 第 7 條，符合標準可推定符合一般安全要求（僅限標準覆蓋的風險），標準中對警告和說明的要求同樣要滿足。

寫作要點：一條警告只講一種危險；用主動句和祈使句（“請固定在牆上”，而不是“應予以固定”）；術語前後統一；把最嚴重的危險放在最前面；圖示（如 ISO 7010 安全標誌）可以幫助理解，但建議始終配文字。

放在哪裡：產品、包裝、說明書和 Listing

同一條安全資訊可能要出現在好幾個地方，各處作用不同：

線上展示的具體方式以各平臺後臺的當前說明為準，各平臺措辭可能變化。線上頁面要展示哪些資訊，見 線上銷售資訊展示指南；二維碼能做什麼、不能替代什麼，見 GPSR 二維碼與數字標籤。

語言、可讀性和無障礙

語言由銷售所在國決定，賣幾個國家通常就要幾種語言，具體規則和翻譯流程見 警告語和說明書的語言規則，這裡只補充可讀性方面的幾點：

• 先寫好源稿：源稿含糊，譯文只會更含糊。先用短句寫清楚中文或英文源稿，再交付翻譯。
• 字號和對比度：GPSR 沒有規定最小字號，但要求說明“清晰”。印在深色包裝上的淺灰小字、被摺痕擋住的文字，實際上很難讀。
• 圖文對應：組裝圖的編號要與零件清單一致；圖裡的禁止符號要配文字解釋。
• 無障礙：第 21 條要求電子形式的資訊提供殘障人士可訪問的格式；第 9 條第 11 款要求投訴渠道考慮無障礙需求。委員會指南還提醒，部分產品受《歐洲無障礙法案》（指令 (EU) 2019/882）約束，其說明和安全資訊要滿足該指令附件 I 的無障礙要求。電子版說明書不要只放一張掃描圖片，最好提供可被讀屏軟體識別的文字。

定稿前檢查與存檔

1. 對照風險分析：每項剩餘風險都有對應的警告或說明，反過來，每條警告都能在風險分析裡找到來源。
2. 對照實物：按說明書實際組裝和操作一遍，步驟、零件、按鈕名稱與實物一致。
3. 四處一致：產品、包裝、說明書和 Listing 上的警告內容一致，不要出現 Listing 寫“適合 3 歲以上”、包裝寫“適合 14 歲以上”這類矛盾。
4. 版本管理：說明書帶版本號，記錄從哪個批次開始使用哪一版。
5. 存檔：把各語言最終版、印刷打樣稿和實物照片放進技術檔案，製造商儲存 10 年（第 9 條第 3 款）。監管機構抽查時，說明書是最常被要求提供的資料之一。
6. 持續更新：製造商要調查與安全有關的投訴（第 9 條第 12 款）。如果投訴顯示消費者普遍誤解某個步驟，就應修改說明書，並在必要時考慮設計整改。

不確定產品還缺哪些合規要素，可以先做 三步合規自測。